POLÍTICAS Y NORMAS


POLÍTICAS Y NORMAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DE LA FISCALÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO DE TAMAULIPAS

Introducción.

Este documento forma parte del compendio de las políticas generales de seguridad de la información definidas por la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas y por lo tanto, es el núcleo principal del modelo de seguridad para la protección de la información perteneciente a la Institución.

Justificación.

Las presentes Políticas y Normas para el Uso del Correo Institucional se establecen para sensibilizar a los usuarios de los riesgos asociados con el uso de los recursos tecnológicos (equipos) y servicios de red que estén a disposición de los  servidores públicos de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas, debido a que las acciones contrarias a las políticas señaladas en dicho documento traen consigo consecuencias de tipo legal, administrativas, económicas, tanto a la Fiscalía como al usuario o al equipo.

Todos los usuarios están obligados a acatar los lineamientos plasmados en las presentes Políticas y Normas para el Uso del Correo Institucional con el fin de realizar sus operaciones diarias, minimizando el riesgo de llevar a cabo el uso inadecuado o prácticas impropias en dichos recursos. En la actualidad los sectores público, privado y académico, basan gran parte de su desarrollo y el quehacer de sus labores en sistemas informáticos, esto hace necesario que cada vez se preste mayor atención a la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información, garantizando la continua prestación de sus servicios, así como la certeza de tener su información segura y sus sistemas protegidos; por lo anterior, la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas establece un modelo de correo seguro que unificará, optimizará y reforzará el uso de los servicios para reducir costos de operación, dando paso al desarrollo de la modernización de los sistemas de gestión que simplifican y unifican los procesos con un enfoque integral indispensable para el adecuado desarrollo de la Fiscalía Digital.

Con base en lo anterior, es necesario contar con estrategias y medidas de seguridad de la información, para garantizar el funcionamiento adecuado de todos los sistemas para que, en un momento dado, se puedan aplicar las medidas correctivas necesarias en caso de un eventual ataque o un desastre que implique la pérdida de información y los sistemas informáticos.

Objetivo.

El objetivo de las Políticas y Normas para el Uso del Correo Institucional es establecer las responsabilidades, lineamientos, normas y las buenas prácticas que deberán cumplir todos los usuarios que conforman la plantilla del correo electrónico institucional, con el fin de garantizar el correcto uso del mismo y asegurar un mejor aprovechamiento del mismo como una herramienta de trabajo que provee la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas para beneficio de todos los servidores públicos.

 

Normas para el Uso del Correo Electrónico Institucional.

El correo electrónico institucional es un medio formal y oficial de comunicación de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas y una herramienta de trabajo que se ha dispuesto por la propia Fiscalía, con el fin de facilitar las labores propias del cargo que desempeña cada uno de los servidores públicos; teniendo en cuenta que es primordial establecer lineamientos que contengan las obligaciones y prohibiciones de acuerdo con las atribuciones de cada uno.

  • La Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas es la propietaria exclusiva de todas las cuentas de correo electrónico, así como de la información enviada, recibida, almacenada o creada bajo su dominio.
  • La Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas en cualquier momento podrá implementar las medidas necesarias en la plataforma del correo institucional, en aras de incrementar los niveles de seguridad y/o de brindar un mejor servicio.
  • El cumplimiento de las políticas plasmadas en el presente documento en ningún momento reemplaza las políticas de seguridad (privacidad y uso del correo establecidas por Microsoft); el desarrollo de la presente política está pensada en fomentar responsabilidades, respeto, integridad y seguridad de la información.

Para consultar las políticas de Microsoft puede consultar los siguientes links.

Centro de Confianza de Microsoft:  https://www.microsoft.com/es-mx/trust-center/privacy

  • La Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas se reserva el derecho de crear, modificar, deshabilitar o eliminar las cuentas de correo institucional, en las cuales se evidencie un uso inadecuado o que incurran en el incumplimiento de las políticas plasmadas en el presente documento.
  • Una vez que inicie la relación laboral o administrativa entre usuario y la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas, se deberá solicitar el Alta de la Cuenta de Correo Institucional, mediante la Mesa de Ayuda (http://172.23.8.18/solicitud-correo) para asignar una cuenta de correo electrónico institucional.
  • Al usuario de la cuenta de correo institucional, se le obliga por disposición de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas, que el uso de ésta sea el único medio oficial para transferir documentación e información institucional.

Responsabilidades de los Usuarios del Correo Electrónico Institucional.

  • Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico, deberán establecer una contraseña al recibir ésta para poder hacer uso de la misma; una vez registrada dicha contraseña en el sistema de correo, será responsabilidad del usuario, debiéndose mantener en secreto para que la cuenta de correo no pueda ser utilizada por otra persona.
  • Los usuarios son responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo electrónico institucional.
  • Las cuentas de correo electrónico institucional son de uso personal e intransferible, por lo tanto, es responsabilidad del usuario salvaguardar la contraseña, cambiarla periódicamente y no prestarla en ninguna circunstancia.
  • Las cuentas de correo institucional son creadas para el uso exclusivo de las funciones propias del usuario, por lo tanto, el usuario debe hacer uso de este servicio implementando criterios de racionalidad, respeto, responsabilidad, integridad y seguridad de la información.
  • Es responsabilidad del usuario realizar copias de seguridad o solicitar las copias de seguridad del archivo que almacena la información contenida en el correo electrónico y de la libreta de direcciones.
  • Antes de enviar un correo electrónico, el usuario debe utilizar el corrector ortográfico de la herramienta que utilice para gestor del correo.
  • Al momento de enviar información SECRETA, CONFIDENCIAL, RESTRINGIDA, se debe etiquetar como tal en el asunto del mensaje de correo electrónico que se envíe. Ej. <<RESTRINGIDA>> <<CONFIDENCIAL>> <<SECRETA>>
  • El envío de correos electrónicos implica el consumo de recursos tecnológicos y demanda tiempo a la persona receptora, por tal razón se debe evitar el envío de correos innecesarios y que no guarden relación con el desempeño de las funciones asignadas.
  • Antes de responder o reenviar un correo, el usuario debe validar si se requiere incluir todos los destinatarios, el historial y la información que posee el mismo.
  • Todo correo de procedencia desconocida, correo basura, SPAM, correo no deseado, etc., que sea recibido en los buzones de correo electrónico de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas, podrán ser analizados y revisados por el usuario y si éste es considerado basura, SPAM debe ser ignorado y eliminado inmediatamente; una vez eliminado, el usuario deberá reportarlo al administrador del correo, con el fin de evitar posibles infecciones por código malicioso o virus.
  • El usuario del correo electrónico se compromete a reportar oportunamente al administrador del correo cualquier fallo de seguridad de su cuenta institucional, incluyendo el uso no autorizado, pérdida de contraseñas, etc.
  • El correo electrónico institucional es una herramienta de trabajo de uso exclusivamente laboral, por tanto, la información contenida en estos es propiedad de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas; en esa medida la Fiscalía no se hace responsable de la información de carácter personal que los usuarios almacenen en los buzones de correo electrónico.
  • En caso de que se requiera el funcionamiento de una sola cuenta de correo para dos o más usuarios, el usuario principal debe otorgar dicha autorización por escrito o por correo electrónico, indicando qué usuarios tendrán acceso a dicha cuenta; dicha autorización no exime de responsabilidad al usuario dueño de la cuenta de las condiciones del uso y de los lineamientos planteados en el presente documento.
  • La Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas recomienda hacer caso omiso a los links agregados en el cuerpo del correo de cuentas externas; por lo tanto, se aconseja digitar directamente la página que deseen consultar en el navegador del equipo.

Envíos de Correo Masivos, Comunicados Electrónicos.

El envío masivo de correos electrónicos estará limitado de acuerdo con las políticas de Microsoft 365; no deberán exceder de 5000 correos por períodos de 24 horas. Si se excediera dicho número de correos, podrán proceder a bloquear la cuenta.

Firma del Correo.

Todos los usuarios del correo electrónico institucional deberán unificar la firma del correo, con por lo menos los siguientes datos:

Nombre del servidor público
Puesto
Área de adscripción
Teléfonos | Extensión
Dirección Oficina | Ciudad | País

 

Restricciones del Uso del Correo Electrónico Institucional.

  • Se prohíbe el envío de correos con mensajes que contravengan las normas legales, la moral, el orden público, la intimidad o el buen nombre de las personas, que contengan contenido irrespetuoso, difamatorio, racista, religioso, discriminatorio, de acoso o intimidador, así como imágenes o videos con contenidos legales, ofensivo, extorsivo, indecente o con material sexual.
  • Al ser el correo electrónico institucional la herramienta dispuesta por la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas, como medio de comunicación oficial, se prohíbe el uso de correos personales con el fin de establecer o transferir información institucional.
  • Se prohíbe copiar o reenviar correos electrónicos que se encuentren clasificados (RESTRINGIDA, CONFIDENCIAL o SECRETA) en el asunto del mensaje, sin tener la autorización del remitente original para hacerlo.
  • Queda prohibido usar el correo institucional para el envío de propaganda, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios o cualquier información ajena a las labores propias del cargo.
  • No se deberán propagar correos de procedencia desconocida, SPAM, correo basura o no deseada, hacia cuentas institucionales.
  • No deberán usar el correo electrónico como herramienta de mensajería instantánea.
  • Queda prohibido compartir contactos o listas de distribución de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas con personal externo, con el objetivo de propiciar el envío de propagandas, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios o información de otro tipo, ajena a las labores propias del cargo.

 

Tamaño de los Buzones de Correo Electrónico Institucional.

Una vez alcanzado el 100 % de la cuota asignada, todos los mensajes son rechazados por el sistema, siendo necesario que el usuario depure o respalde el buzón para restablecer la recepción normal de mensajes.

  • La capacidad de almacenamiento del buzón de correo es de acuerdo con el tipo de licencia Exchange Online tiene como límite 50 GB.

 

Solicitud de Alta del Correo Electrónico Institucional

Alta de Correo.

  • Para dar de alta el correo institucional, el usuario deberá ingresar a la Mesa de Ayuda (http://172.23.8.18/solicitud-correo) y llenar debidamente el formulario para generar el “Formato para Trámite de Correo Electrónico” el cual debe estar firmado por el solicitante y por su jefe superior inmediato (Fiscal, Vicefiscal, Director General, Director u homólogos), escanear y subirlo al mismo portal en formato PDF.

Modificación de Correo Electrónico.

En caso de haber algún error en el nombre y/o apellido, se podrá solicitar por medio de oficio con NOMBRE COMPLETO, NOMBRE CON ERROR Y CORREO ASIGNADO.

Suspensión, Cancelación o Eliminación del Correo Electrónico Institucional.

La cuenta de correo electrónico institucional será suspendida o cancelada, con base en los siguientes criterios:

  • El uso inapropiado de las cuentas de correo, así como la violación a las políticas de uso descritas, tendrá como consecuencia la desactivación temporal o permanente de las mismas.
  • Una vez que termine la relación laboral entre usuario y la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas, se procederá a eliminar la cuenta de correo electrónico.
  • Se podrá solicitar el cierre o cancelación de la cuenta de correo, para ello su titular deberá realizar la solicitud en la Mesa de Ayuda (http://172.23.8.18/solicitud-correo), llenar, firmar y subir el “Formato de Trámite de Cancelación de Correo” en formato PDF.
  • En caso de que el servidor público cambie de adscripción o de área, conservará su correo para continuar con sus actividades encomendadas en su nueva área de adscripción.

Sanción por uso Inadecuado de Correo Electrónico Institucional.

El uso no adecuado o incumplimiento de las medidas definidas en la presente políticas y normas para el uso del Correo Institucional da lugar a la aplicación de las medidas administrativas, disciplinarias o legales a que haya lugar.

 

Homologación de Correo Electrónico Institucional.

El correo electrónico institucional se compondrá de la información del sistema referente al servidor público que hará uso del correo.

El correo institucional se adecuará acorde con el estándar previamente establecido por la Dirección General de Tecnología, Información y Telecomunicaciones, el cual se dará de alta en primer lugar con el nombre del servidor público; en caso de que cuente con dos o más nombres, por regla se compondrá de acuerdo al primer nombre separando con punto y enseguida con el apellido paterno, esto debido al estándar previamente establecido, asimismo no se harán modificaciones o cambios en cuanto al orden del correo ni se cambiará el orden del nombre ni del apellido. En caso de que hubiera un homónimo en el usuario, se utilizará la primer letra del apellido materno; únicamente se harán correcciones por errores ortográficos que se hayan presentado por parte del personal de la Dirección al momento de generar dicho correo.

Lineamientos para la Creación de Cuentas en FGJTAM:

  • Toda nueva cuenta que se elabore no deberá contener más de 20 caracteres antes del dominio; no se tomarán en cuenta:
    • Las letras acentuadas á é í ó ú, diéresis (ü)y Virgulilla (ñ)
    • Los caracteres de control (CTRL + tecla del teclado)
    • Los espacios entre caracteres.
    • Los signos especiales como()<>,;:»[]ç%&
  • Se tomará en cuenta el primer nombreprimer apellidodel solicitante, entre los cuales se colocará “. “

Ejemplo: primernombre.apellidopaterno@fgjtam.gob.mx

  • Se estructura de la siguiente manera:

nombre.dominio@fgjtam.gob.mx
Usuario: Pedro Gómez Ramírez

Ejemplo: pedro.gomez@fgjtam.gob.mx

  • En caso de que el nombre de usuario coincida con uno ya en funcionamiento, se agregará la primera letra del apellido materno.

Usuario: Pedro Gómez Ramírez

Ejemplo: pedro.gomezr@fgjtam.gob.mx

  • Si la cuenta ya existe, se tomará la segunda letra del apellido materno y así consecutivamente hasta obtener una cuenta nueva.

Usuario: Pedro Gómez Ramírez

Ejemplo: pedro.gomezra@fgjtam.gob.mx

  • En caso de que el apellido paterno sea un apellido toponímico (de procedencia o de lugar) se omitirá la proposición del apellido, ejemplo del, de los, de la, de las, etc.

Usuario 1: Juan Manuel del Río Camacho

Ejemplo 1juan.rio@fgjtam.gob.mx

Usuario 2: Maria de la Fuente Cruz

Ejemplo 1: maria.fuente@fgjtam.gob.mx

Las políticas establecidas con anterioridad deberán ser acatadas obligatoriamente para todos los empleados, funcionarios, comisionados y servidores públicos de la Fiscalía General de Justicia del Estado de Tamaulipas.

Todo servidor público tendrá las obligaciones de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficacia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, según la naturaleza de la infracción en que se incurra y sin perjuicio de sus derechos laborales.

El servidor público que incumpla con lo estipulado en las Políticas y las Normas de Uso del Correo Electrónico Institucional estableciéndose en los supuestos de los artículos 142,144,147 fracción I y 148 fracciones VII y VIII del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración, podrán ser sancionados de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de Tamaulipas y demás aplicables que impongan las leyes y reglamentos.

Actualizada al día 07 del mes de Julio del 2022, por la Dirección General de Tecnología, Información y Telecomunicaciones.

 


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